会議参加者へ共有するとき
本日は〇〇会議にご参加いただき、ありがとうございました。議事録を添付いたします。主な決定事項は〇〇、次回までの対応は〇〇です。内容に相違や追記がございましたら、〇月〇日〇時までに本メールへご返信ください。
使い分け: 確認期限と連絡方法まで書き、確認が終わった状態を作ります。
議事録共有は、決定事項と次の担当を見つけやすくする。
議事録を共有するときは、添付したことだけでなく、会議名、開催日、確認してほしい期限を本文に書きます。修正が必要な場合の連絡方法も添えると、認識違いを減らせます。
よく検索される困りごと
議事録 共有 メール 例文会議後 メール 議事録議事録 確認依頼
最初に伝えるポイント
- 1 会議を特定する
会議名と開催日を件名・本文に入れ、どの議事録かすぐ分かるようにします。
- 2 決定事項を要約する
添付を開かなくても、重要な結論と変更点が分かるように本文へ抜き出します。
- 3 担当と期限を示す
次に誰が何をいつまでに行うかを、曖昧な主語を使わず明記します。
- 4 修正の締切を決める
内容に相違がある場合の連絡期限を設け、認識を確定させます。
使いやすい件名例
氏名、日付、会社名、対象名を自分の内容に置き換えてください。
【議事録共有】〇月〇日 〇〇会議
〇〇会議の議事録ご確認のお願い
【要確認】〇〇会議の決定事項と今後の対応
そのまま使える例文
欠席者にも共有するとき
本日開催した〇〇会議の議事録を共有します。主な決定事項は〇〇で、これに伴い△△を〇月〇日から変更します。欠席された方は、添付資料の2ページ目にある担当と期限をご確認ください。ご不明点は〇〇までお知らせください。
使い分け: 欠席者が優先して見る箇所と、業務上の変更点を本文に抜き出します。
担当と期限を明確にするとき
〇月〇日の〇〇会議の議事録を共有します。次回までの対応は、資料作成をAさんが〇月〇日まで、内容確認をBさんが〇月〇日までに行います。担当や期限の認識に違いがありましたら、本日中にお知らせください。
使い分け: 「対応する」だけで終わらせず、作業・担当者・期限を一組で記載します。
議事録を修正して再送するとき
先ほど共有した〇〇会議の議事録について、ご指摘いただいた決定事項と担当者を修正しました。修正版を添付いたしますので、こちらをご確認ください。旧版は破棄していただきますようお願いいたします。
使い分け: 変更箇所と正しい版を明示し、旧版との混在を防ぎます。
次にやること
この場面で使えるツール
メール
資料送付メールメーカー
資料やファイルを送るときの案内文を、簡潔で丁寧に作れます。
公開中 報告
引き継ぎメモメーカー
作業の状況・注意点・次にやることを、読みやすい引き継ぎ文に整えます。
公開中 報告
進捗報告メーカー
作業状況や遅れを、簡潔な進捗報告に整えます。
公開中 依頼
確認依頼文メーカー
内容確認やチェックをお願いする文章を、相手が動きやすい形に整えます。
公開中近い困りごと
送信前のチェック
よくある質問
議事録は会議後いつまでに共有すべきですか？
記憶が新しいうちに確認できるよう、可能であれば当日中、遅くとも翌営業日までの共有が目安です。
議事録共有メールに本文の要約は必要ですか？
決定事項や重要な期限だけでも本文に書くと、受け手が優先して確認しやすくなります。