初めて入金状況を確認する
件名：【ご確認】請求書A-001のご入金について いつもお世話になっております。〇月〇日付でお送りした請求書A-001（ご請求金額〇〇円、支払期限〇月〇日）について、現時点で入金を確認できていないためご連絡しました。行き違いですでにお手続き済みでしたら、何卒ご容赦ください。お手数ですが、ご入金状況をご確認いただけますでしょうか。
使うポイント： 対象の請求と確認できている事実を示し、未払いと決めつけない文面にします。
支払い催促文メーカー
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入力
内容を入れて、相手・雰囲気・長さを選ぶと、そのまま使いやすい文章に整えます。
出力
未入金の確認メールに入れる5項目
支払いの催促では、請求書番号、金額、支払期限をそろえ、自社側でも入金履歴を確認したうえで連絡します。相手の未払いと断定せず、入金済みの場合と支払いが難しい場合の返し方も示すと、状況を回答してもらいやすくなります。
使える場面
- 初めて入金状況を確認する
- 支払期限後に再連絡する
- 入金予定日を回答してもらう
- 請求書を再送して確認する
作るときのポイント
- 請求書番号、請求日、金額、支払期限を確認する
- 入金履歴と振込名義を自社側でも再確認する
- 「未払い」ではなく「入金を確認できていない」と書く
- 確認または返信してほしい期限を具体的にする
- すでに支払い済みの場合への配慮を入れる
そのまま使える完成例
固有名詞、日時、数字を自分の状況に置き換え、内容を確認してから送ってください。
支払期限を過ぎて再連絡する
件名：【再確認】請求書A-001のお支払いについて いつもお世話になっております。〇月〇日にご連絡した請求書A-001について、現在まで入金を確認できておりません。お忙しいところ恐縮ですが、〇月〇日までにご確認のうえ、入金予定日をご返信いただけますでしょうか。すでにお手続き済みの場合は、振込日をお知らせいただけますと幸いです。
使うポイント： 前回の連絡と必要な返信内容を明記し、相手が短く回答できる形にします。
支払い予定日を確認する
いつもお世話になっております。請求書A-001のお支払いについて、現在のご予定を確認したくご連絡しました。ご都合により期日までのお支払いが難しい場合は、恐れ入りますが〇月〇日までに入金可能な日をお知らせください。いただいた日程に合わせて、こちらでも確認いたします。
使うポイント： 支払いが難しい場合も、予定日を答えられる選択肢を示します。
請求書を再送する
件名：【再送】〇月分請求書のご確認 いつもお世話になっております。先日お送りした〇月分の請求書A-001を再送いたします。支払期限は〇月〇日です。添付をご確認のうえ、受領のご連絡とお支払い予定日を〇月〇日までにお知らせいただけますでしょうか。すでにお手続き済みでしたら、行き違いとなりましたことをご容赦ください。
使うポイント： 再送したファイル名と期限を確認し、受領確認と予定日のどちらが必要かを伝えます。
よくある質問
支払い催促メールはいつ送ればよいですか？
まず自社の入金履歴と請求内容を再確認し、支払期限を過ぎても入金を確認できない時点で送ります。期限前に確認したい場合は、催促ではなく支払い予定日の確認として連絡します。
二回目の催促では何を変えればよいですか？
前回の連絡日を示し、入金または返信をお願いする期限を具体的にします。それでも連絡がない場合の対応は、契約内容や社内ルールを確認してから判断してください。
入金済みと返信が来たら何を確認しますか？
振込日と振込名義を確認し、自社側で再度照合します。確認できたら、行き違いへのお詫びと入金確認のお礼を早めに返信します。
強い表現や法的措置を書いてもよいですか？
初回の確認では避け、事実と確認依頼に絞ります。今後の対応や法的な表現は、契約内容と社内ルールを確認し、必要に応じて専門家へ相談してください。