自分から候補日を提示するとき
いつもお世話になっております。〇〇について30分ほどお打ち合わせをお願いしたく、ご連絡しました。候補は〇月〇日（〇）10時、〇月〇日（〇）14時、〇月〇日（〇）16時です。オンラインでの実施を予定しております。ご都合のよい日時をお知らせいただけますでしょうか。
使い分け: 目的、所要時間、候補日時、実施方法をそろえ、相手が候補を選ぶだけで返せる形にします。
日程調整メール・候補日連絡の例文集
日程調整は、候補日と返事のしやすさで決まる。
日程調整では、候補日を複数出し、相手が選ぶだけで返事できる形にするとやり取りが減ります。変更時はお詫びと代替案をセットで伝えます。
よく検索される困りごと
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最初に伝えるポイント
- 1 用件と所要時間
打ち合わせの目的と必要な時間を先に示し、相手が予定を判断しやすくします。
- 2 具体的な候補日時
日付、曜日、開始時刻をそろえた候補を2〜3件出し、相手が選べる形にします。
- 3 場所または実施方法
訪問先、会議室、オンラインなど、予定を確定するために必要な条件も伝えます。
- 4 返事のお願い
都合のよい候補を尋ね、合わない場合は別の日時をもらえるよう一言添えます。
使いやすい件名例
氏名、日付、会社名、対象名を自分の内容に置き換えてください。
【日程調整のお願い】〇〇のお打ち合わせについて
〇〇の候補日時について
【再調整のお願い】〇月〇日のお打ち合わせについて
そのまま使える例文
相手に候補日を出してもらうとき
いつもお世話になっております。〇〇について1時間ほどお打ち合わせできればと考えております。恐れ入りますが、〇月〇日から〇月〇日の間で、ご都合のよい日時を2〜3候補ほどお知らせいただけますでしょうか。場所は貴社またはオンラインのどちらでも調整可能です。
使い分け: 相手へ丸投げせず、期間、所要時間、実施方法の条件を示して候補を依頼します。
日程確定を返信するとき
ご調整いただきありがとうございます。〇月〇日（〇）14時から15時で承知しました。当日は〇〇会議室へ伺います。変更がございましたら、お知らせください。どうぞよろしくお願いいたします。
使い分け: 確定した日時と場所を繰り返し、認識のずれを防ぎます。
日程変更をお願いするとき
いつもお世話になっております。〇月〇日（〇）14時に予定している〇〇について、こちらの都合により日程変更をお願いしたく、ご連絡しました。直前のお願いとなり申し訳ございません。〇月〇日（〇）10時、〇月〇日（〇）15時、〇月〇日（〇）終日で再調整は可能でしょうか。
使い分け: 変更前の予定、お詫び、具体的な代替候補を一度に伝えます。
提示された候補が合わないとき
候補日時をご共有いただきありがとうございます。申し訳ございませんが、いただいた日程では調整が難しい状況です。〇月〇日（〇）午後、〇月〇日（〇）10時以降、〇月〇日（〇）終日はいかがでしょうか。いずれも難しい場合は、翌週のご都合のよい日時をお知らせいただけますと幸いです。
使い分け: 断るだけで終わらせず、代替候補と次の返し方を示して調整を止めないようにします。
次にやること
この場面で使えるツール
日程調整
日程調整文メーカー
候補日や変更依頼を、わかりやすい文章に整えます。
公開中 依頼
打ち合わせ依頼文メーカー
打ち合わせや相談の依頼文を、丁寧に作れます。
公開中 メール
敬語メール返信メーカー
相手のメールを貼って、自然な敬語の返信文を作れます。
公開中 言い換え
命令文をやわらかく言い換えるツール
命令口調やきつい文章を、要件を残した丁寧な表現へ直します。
公開中近い困りごと
送信前のチェック
よくある質問
日程調整メールで候補日は何個出すべきですか？
2〜3個が扱いやすいです。多すぎると選びづらく、少なすぎると再調整になりやすいです。
日程変更をお願いするときはどう書けばいいですか？
変更前の予定、お詫び、簡潔な理由、具体的な代替候補をまとめて書くと、相手が判断しやすくなります。
件名には何を書けばいいですか？
「日程調整のお願い」と打ち合わせの用件を入れます。再調整の場合は「再調整のお願い」と書くと、用件をすぐ理解してもらえます。
候補日時には曜日も必要ですか？
日付だけでなく曜日と開始時刻も書くと、読み違いを防げます。確定時には場所やオンラインURLも改めて確認します。