候補日や変更依頼を、わかりやすい文章に整えます。
用件、候補日時、所要時間、返信のお願いを順番に書くと、相手が予定を確認しやすくなります。候補が合わない場合の返し方も添えておくと、再調整が止まりません。
固有名詞、日時、数字を自分の状況に置き換え、内容を確認してから送ってください。
件名：〇〇のお打ち合わせ日程について いつもお世話になっております。〇〇について、オンラインで30分ほどお打ち合わせのお時間をいただけますでしょうか。下記の候補から、ご都合のよい日時をお知らせください。 ・〇月〇日（〇）10:00〜10:30 ・〇月〇日（〇）14:00〜14:30 ・〇月〇日（〇）16:00〜16:30 いずれも難しい場合は、ご都合のよい日時を2〜3候補ほどいただけますと幸いです。よろしくお願いいたします。
使うポイント： 候補の表記をそろえ、合わない場合の返し方まで示します。
〇〇の確認について、30分ほど相談させてください。候補は〇月〇日10時、〇月〇日14時、〇月〇日16時です。都合のよい時間はありますか。難しければ、空いている時間を2つほど教えてください。
使うポイント： 社内では挨拶を短くし、用件と候補を先に伝えます。
件名：〇月〇日のお打ち合わせ日程変更のお願い いつもお世話になっております。〇月〇日（〇）14時に予定している〇〇のお打ち合わせについて、こちらの都合により日程の変更をお願いしたく、ご連絡いたしました。直前のお願いとなり、申し訳ございません。〇月〇日（〇）10時、または〇月〇日（〇）15時で再調整できますでしょうか。難しい場合は、ご都合のよい日時をお知らせください。
使うポイント： 元の予定、お詫び、代替候補を一度に伝えます。
候補日時をご提示いただき、ありがとうございます。申し訳ございませんが、いただいた日程では調整が難しい状況です。恐れ入りますが、来週後半でご都合のよい日時を2〜3候補ほどお知らせいただけますでしょうか。こちらでも確認のうえ、速やかに返信いたします。
使うポイント： 相手の提示へお礼を伝え、次に必要な候補数と期間を明確にします。
2〜3個が選びやすい目安です。同じ時間帯だけに偏らせず、可能なら午前と午後を混ぜてください。
日付、曜日、開始時刻、終了時刻または所要時間を書きます。オンラインか訪問かも決まっていれば添えてください。海外との調整ではタイムゾーンも明記します。
入れておくと再調整が早く進みます。「難しい場合は、ご都合のよい日時を2〜3候補ほどお知らせください」と伝えると、相手が次の行動を判断できます。
元の予定を明記し、変更をお願いすることを簡潔に謝り、新しい候補を同じ連絡で提示します。一方的に変更を確定せず、相手の都合を確認してください。